Choisir son prestataire informatique

Créer un site vitrine, de vente en ligne, une identité graphique, etc. Ces tâches sont devenues  passage obligé pour la majorité des entreprises. L'offre est vaste et il n'est pas aisé de s'y retrouver. Le choix du prestataire Internet ou informatique est donc primordial pour la bonne mise en œuvre du projet. Il est donc important que l'entreprise mette toutes les chances de son côté lors de la sélection du, ou plutôt des, prestataires qui sauront comprendre le besoin et y répondre avec efficacité.

Le choix d'un prestataire informatique ou Internet

En toute chose, pour mener à bien un projet, il est préférable de procéder avec méthode, et le choix d'un prestataire n'échappe pas à la règle. Nous vous proposons ici de décomposer en trois éléments la procédure à utiliser.

1. Le cahier des charges

Le cahier des charges, qui sera soumis aux prestataires lors de l'appel d'offres, représente la base du recrutement des compétences. Il est destiné à faire ressortir la demande et l'exposer le plus clairement possible. Il va de soi que son contenu, voire sa structure, seront différents selon qu'il s'agit de la mise en place d'un CMS comme Joomla! ou Drupal, d'un e-commerce tel que PrestaShop ou Magento ou bien d'un ERP/CRM tel que Compiere ou SugarCRM. Et c'est de sa bonne compréhension que dépend, en grande partie, le succès de l'opération. On peut envisager de retenir plusieurs points essentiels:

• Une étude de faisabilité initiale permettra de mettre en évidence les besoins et leur découpage éventuel.
• Une première rédaction devrait produire l'ensemble des besoins en n'épargnant aucun détail : il sera ensuite aisé de réaliser un document synthétique plus clair.
• Plus le document est précis et mieux cela sera, le prestataire n'a jamais trop d'information.
• Accorder autant d'importance à chaque aspect du projet, qu'il soit technique, fonctionnel ou autre.
• Faire lire le cahier des charges avant de le soumettre aux prestataires : il est important que les lecteurs puissent restituer une bonne compréhension de ce document.

2. Collecter les candidatures de prestataires

Après la rédaction du cahier des charges, il est ensuite nécessaire de solliciter les candidatures de prestataires potentiels.

Il est possible de se baser sur une liste de connaissances, sur la sélection de prestataires repérés sur d'autres sites et aussi de diffuser votre appel d'offres. Une fois toutes les réponses de prestataires intéressés réunies, il sera nécessaire de réduire la liste à un petit nombre de candidatures.

Un entretien devra permettre alors aux prestataires retenus de présenter l'entreprise, les projets similaires déjà réalisés et leur méthode de travail. Il pourra être réalisé sous forme de réunion physique ou téléphonique. Il a pour but de mieux appréhender les prestataires, de répondre à leurs questions et de préciser le projet dans ses grandes lignes, les détails devant être présents au sein du cahier des charges.

Une fois toutes les candidatures récoltées, il est conseillé à ce stade de renseigner une grille d'analyse préparée à l'aide du cahier des charges de façon à y positionner chaque prestataire.  Ce type de grille n'a d'efficacité que si elle est basée sur une bonne prise en compte de la problématique, des solutions à y apporter sur un plan fonctionnel, technique et de l'organisation proposée. Elle doit aussi tenir compte de la reprise éventuelle de l'existant et bien évidemment du budget (attention aux coûts cachés) et des caractéristiques des prestataires.

3. Comparer les offres et choisir le prestataire

À ce stade il est important de rester objectif, de détailler chaque méthodologie, de trouver un consensus entre collaborateurs.

Il est nécessaire de prendre un peu de recul afin de mesurer le poids attribué à chaque élément de la grille. Ne pas hésiter à détailler chaque méthodologie proposée pour les mettre en comparaison.

Enfin, ne pas ignorer l'intuition et le sentiment donné par les prestataires car il s'agira de travailler en équipe avec le prestataire retenu.

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